Annexe relative à la protection des données

L’Établissement est responsable du traitement des données à caractère personnel qu’il enregistre ou fait produire sur la Plateforme. MSB agit en qualité de sous-traitant pour son compte.

MSB est responsable, pour son propre compte, des traitements relatifs à la relation commerciale, à la facturation et à la sécurité des comptes, décrits dans la Politique de confidentialité. La présente annexe ne s’applique pas à ces traitements.

Les informations de prise en charge peuvent révéler des données relatives à la santé d’un élève. L’Établissement décide de leur enregistrement, le limite à ce qui est nécessaire à la sécurité de l’enfant pendant le transport et en réserve la consultation aux rôles qui en ont besoin.

MSB traite les données uniquement sur instruction documentée de l’Établissement. Le Contrat, le paramétrage de l’Espace et les opérations réalisées par les Utilisateurs autorisés constituent ces instructions. L’Établissement peut en donner d’autres par écrit, dans les limites des fonctions de la Plateforme.

MSB informe l’Établissement si une instruction lui paraît contraire à la réglementation applicable. Elle n’utilise pas les données pour ses propres finalités, à l’exception des statistiques prévues à l’article 18 des Conditions générales, établies à partir de données dissociées de toute identité, pour lesquelles MSB agit en qualité de responsable du traitement.

MSB veille à ce que les personnes autorisées à traiter les données soient tenues à une obligation de confidentialité et n’y accèdent que dans la mesure nécessaire à leurs missions.

L’accès d’un membre du support de MSB à l’Espace de l’Établissement fait l’objet d’une autorisation nominative, limitée à soixante (60) minutes, et chaque accès est journalisé.

MSB met en œuvre et maintient les mesures suivantes :

• hébergement des données dans les centres de données d’Amazon Web Services situés en France ;
• chiffrement des échanges entre les Applications, la Console et les serveurs ;
• isolement des données de chaque Établissement par des règles d’accès appliquées par la base de données elle-même ;
• contrôle des accès par rôles et permissions définis par l’Établissement ;
• mots de passe d’au moins 12 caractères mêlant majuscules, minuscules, chiffres et symboles ; authentification à deux facteurs obligatoire pour le personnel de MSB et proposée aux utilisateurs de l’Établissement ;
• stockage des photographies et des messages vocaux dans des espaces privés, accessibles uniquement par des liens temporaires ;
• limitation du nombre de requêtes et de tentatives de connexion ;
• journalisation des opérations sensibles dans un journal d’audit ;
• sauvegardes automatiques, conservées trente (30) jours ;
• conservation des secrets techniques dans un coffre dédié.

MSB peut faire évoluer ces mesures, à condition de ne pas réduire le niveau de sécurité d’ensemble.

L’Établissement autorise MSB à recourir aux sous-traitants ultérieurs suivants :

Les cartes sont affichées au moyen de Google Maps Platform : l’appareil de l’Utilisateur obtient les fonds de carte directement auprès de Google, qui reçoit à cette occasion les données techniques nécessaires et, lorsqu’une adresse est recherchée dans la Console, le texte de cette adresse, sans autre donnée relative à l’élève. Google traite ces données selon ses propres conditions.

MSB informe l’Établissement de tout ajout ou remplacement d’un sous-traitant ultérieur au moins trente (30) jours à l’avance, par e-mail ou dans la Console. L’Établissement peut s’y opposer pour un motif légitime tenant à la protection des données. À défaut de solution, il peut résilier les Services concernés ; MSB lui rembourse alors la part des sommes payées d’avance correspondant à la période restant à courir.

MSB impose à ses sous-traitants ultérieurs des obligations de protection des données équivalentes à celles de la présente annexe, et demeure responsable envers l’Établissement de leur exécution.

Les données sont hébergées en France. Les services de messagerie et de notification peuvent impliquer un traitement dans d’autres pays, limité aux données nécessaires à l’acheminement des messages.

MSB accomplit auprès de la Commission nationale de contrôle de la protection des données à caractère personnel (CNDP) les formalités qui lui incombent pour ses propres traitements (en cours). L’Établissement accomplit celles qui lui incombent en qualité de responsable du traitement, y compris pour le transfert des données vers l’hébergeur ; MSB lui fournit à cette fin la description des traitements, des mesures de sécurité et de la localisation des données.

La Plateforme permet à l’Établissement de consulter, rectifier, exporter et supprimer les données qu’il y a enregistrées — une personne supprimée est archivée, puis son identité effacée, dans les conditions de la section 9 de la Politique de confidentialité —, ainsi que d’effacer, à la demande d’une famille, ses échanges avec l’Établissement. Les Parents peuvent obtenir eux-mêmes une copie de leurs échanges depuis leur application.

MSB transmet à l’Établissement, dans un délai de deux (2) jours ouvrés, toute demande d’une personne concernée qui lui parvient directement, sans y répondre elle-même sauf instruction de l’Établissement. Elle l’assiste, dans la mesure du possible, pour répondre aux demandes qui ne peuvent être traitées au moyen de la Plateforme, dans des délais compatibles avec ceux que la loi n° 09-08 impose à l’Établissement, notamment le délai de dix jours francs applicable aux rectifications.

MSB fournit à l’Établissement les informations utiles à l’analyse des risques liés aux traitements et à ses échanges avec la CNDP.

MSB notifie à l’Établissement toute violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation ou l’accès non autorisé à des données traitées pour son compte, dans les meilleurs délais et, si possible, dans les soixante-douze (72) heures après en avoir pris connaissance.

La notification indique, dans la mesure où ces éléments sont connus, la nature de la violation, les catégories et le nombre approximatif de personnes et de données concernées, ses conséquences probables et les mesures prises ou envisagées. MSB complète ces informations à mesure qu’elle les obtient et prend sans délai les mesures nécessaires pour en limiter les effets.

À la fin du Contrat, l’Établissement peut demander l’export de ses données dans les trente (30) jours. MSB conserve les données cinq (5) ans après la fin du Contrat, puis supprime de ses systèmes de production les données permettant d’identifier les personnes, les messages et les fichiers, et dissocie de toute identité les présences, les trajets et les positions, qu’elle conserve dans les conditions de l’article 18 des Conditions générales. Les données supprimées disparaissent des sauvegardes au terme de leur durée de conservation de trente (30) jours.

MSB atteste par écrit de la suppression sur demande de l’Établissement. Ne sont pas concernées les données que MSB doit conserver en vertu de la loi, notamment les pièces comptables relatives au Contrat.

MSB met à la disposition de l’Établissement les informations nécessaires pour démontrer le respect de la présente annexe.

L’Établissement peut faire réaliser un audit, une fois par an, par un auditeur indépendant tenu au secret professionnel, moyennant un préavis écrit de trente (30) jours. L’audit est conduit à ses frais, sans perturber l’exploitation de la Plateforme ni donner accès aux données des autres Établissements ou aux informations dont la divulgation compromettrait la sécurité de la Plateforme.

L’Établissement garantit que les données qu’il confie à MSB sont traitées de manière licite. À ce titre, il :

• dispose d’un fondement juridique pour chaque traitement et recueille les consentements requis ;
• informe les personnes concernées, notamment de la géolocalisation des véhicules et des téléphones de l’Équipage pendant les trajets ;
• n’enregistre que les données nécessaires, en particulier pour les informations de prise en charge ;
• attribue les rôles de ses Utilisateurs au plus près de leurs besoins et retire sans délai les accès devenus inutiles ;
• accomplit les formalités qui lui incombent auprès de la CNDP, notamment les demandes d’autorisation relatives à la géolocalisation et aux informations de prise en charge, qui couvrent les durées de conservation prévues à l’article 2.

La responsabilité de chaque partie au titre de la présente annexe est régie par l’article 21 des Conditions générales.

La présente annexe s’applique pendant toute la durée du Contrat et jusqu’à la suppression des données dans les conditions de l’article 10.